О заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года

Какие особенности нужно учесть при заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года в части включения в него данных о начисленной заработной плате и о суммах удержанного с нее НДФЛ?

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны представить в налоговый орган по месту учета расчет по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года не позднее 25.04.2023. В расчете подлежат отражению суммы НДФЛ, удержанного в период с 1 января по 22 марта включительно.

Форма расчета, а также Порядок заполнения и представления формы 6‑НДФЛ (далее – Порядок) утверждены Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

В соответствии с п. 1.3 Порядка расчет по форме 6‑НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

О разделе 2

Согласно п. 4.1, 4.3 Порядка в разд. 2 расчета отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, суммы налога, исчисленного и удержанного по соответствующей налоговой ставке, нарастающим итогом с начала налогового периода.

В разделе 2 указываются, в частности:

– в поле 110 – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;

– в поле 140 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;

– в поле 160 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Согласно Федеральному закону от 14.07.2022 № 263‑ФЗ п. 2 ст. 223 НК РФ, на основании которого датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом), утратил силу с 01.01.2023. С указанной даты дата фактического получения дохода в денежной форме в виде оплаты труда определяется согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Таким образом, если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом налоговом периоде, то этот доход относится к другому налоговому периоду.

К примеру, если долг по зарплате за 2021 год выплачен в марте 2023 года, то данный доход является доходом 2023 года.

В итоге в разд. 2 расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года налоговым агентом отражаются суммы дохода в виде заработной платы, которые фактически выплачены в указанном периоде физическим лицам (получены физическими лицами). Суммы заработной платы, фактически не выплаченные работникам организации (сумма задолженности по заработной плате), в расчет не включаются. Также в названном разделе приводятся суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного в I квартале. На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных обозначенным пунктом.

Еще точнее: в разд. 2 расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года в полях 110, 140 и 160 указываются обобщенные по всем физическим лицам сумма начисленного и фактически полученного дохода и сумма исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 01.01.2023 по 31.03.2023 (см. также Письмо ФНС России от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@).

Сумма задолженности по заработной плате за 2021 год, выплаченная работникам организации в 2023 году, относится к доходам налогового периода 2023 года, поэтому указывается в расчете по форме 6‑НДФЛ за соответствующий период 2023 года, а также в приложении 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету за 2023 год. В этом случае с учетом п. 6 ст. 81 НК РФ налоговому агенту в целях исключения суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам организации, необходимо внести соответствующие изменения в расчет по форме 6‑НДФЛ за 2021 год и представить в налоговый орган уточненный расчет за указанный год (Письмо ФНС России от 14.02.2023 № ЗГ-3-11/2128@).

О разделе 1

Что касается заполнения разд. 1 расчета по форме 6‑НДФЛ…

В силу п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны уплачивать суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного за период с 23‑го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца, не позднее 28‑го числа текущего месяца. Суммы налога, исчисленного и удержанного за период с 1 по 22 января, уплачиваются не позднее 28 января, за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Из пункта 3.2 Порядка следует, что в разд. 1 расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2023 года указываются:

– в поле 021 – сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по первому сроку перечисления отчетного периода (сумма налога, исчисленного и удержанного в период с 1 по 22 января 2023 года, которую нужно было уплатить в бюджет не позднее 30.01.2023);

– в поле 022 – сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по второму сроку перечисления отчетного периода (сумма за период с 23 января по 22 февраля 2023 года с крайним сроком уплаты – 28.02.2023);

– в поле 023 – сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по третьему сроку перечисления отчетного периода (сумма за период с 23 февраля по 22 марта 2023 года с крайним сроком уплаты – 28.03.2023).