Особенности учета НДФЛ и страховых взносов при наличии обособленных подразделений

Учреждениям нередко приходится открывать обособленные подразделения. Но нужно учитывать нюансы расчета НДФЛ и страховых взносов, которые при этом возникают. Расскажем о данных особенностях в статье.

Про НДФЛ

Если у организации есть обособленное подразделение, то следует учитывать особые правила, согласно которым перечисляется налог.

В силу п. 1 ст. 226 НК РФ обязанность по уплате НДФЛ возлагается на саму российскую организацию, ее обособленные подразделения не названы в этой норме в качестве налоговых агентов. Сама организация уплачивает налог по месту нахождения.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется такой организацией исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым обособленным подразделением (уполномоченными лицами обособленного подразделения) от имени такой организации с физическими лицами (п. 7 ст. 226 НК РФ).

На основании п. 1 ст. 83 НК РФ в целях налогового контроля организация подлежит постановке на учет в налоговых органах по месту ее нахождения, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений.

К сведению

Под обособленным подразделением организации понимается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).

В силу п. 4 ст. 83 НК РФ в случае, если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании, городах федерального значения Москве, Санкт-Пе-
тербурге, Севастополе, на территориях, подведомственных разным налоговым органам, постановка организации на учет может быть осуществлена налоговым органом по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, определяемого этой организацией самостоятельно. Сведения о выборе налогового органа организация указывает в уведомлении^[1], представляемом (направляемом) российской организацией в налоговый орган по месту ее нахождения.

Сказанное значит, что за все такие обособленные подразделения сумма НДФЛ с доходов работников общей суммой уплачивается в бюджет по месту учета одного выбранного ответственного подразделения. В описанной ситуации требуется обратить внимание на некоторые особенности заполнения уведомления, предусмотренные п. 9 ст. 58 НК РФ.

Оно представляется в налоговый орган по месту учета не позднее 25‑го числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующих налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов.

Обязанность по его подаче возникает, если законодательством о налогах и сборах предусмотрена уплата (перечисление) налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов до представления соответствующей налоговой декларации (расчета) либо если обязанность по представлению налоговой декларации (расчета) не установлена НК РФ. Эта обязанность распространяется и на налоговых агентов.

Отчет по налогу сдается в виде формы 6‑НДФЛ ежеквартально, а уплачивается налог ежемесячно^[2]. Поэтому и уведомление по НДФЛ необходимо представлять ежемесячно.

Титульный лист уведомления заполняется аналогично тому,
как он заполняется при отсутствии у организации обособленных подразделений. То есть в поле «ИНН» ставится ее ИНН, а в поле «КПП» – ее КПП (головного подразделения).

А вот в разделе «Данные» есть поля «КПП, указанный в соответствующей налоговой декларации (расчете)» и «Код по ОКТМО». Очевидно, у каждого обособленного подразделения эти коды разные, причем КПП будет отличаться от того, который обозначен в титульном листе уведомления.

Но в разделе «Данные» предусмотрена возможность разместить неограниченное количество блоков, в частности для каждого отдельного обособленного подразделения. В блоке в отношении конкретного обособленного подразделения прописываются свои коды КПП и ОКТМО.

Причем согласно п. 2.6.1 Порядка заполнения и формата представления уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховым взносам^[3] поле «КПП, указанный в соответствующей налоговой декларации (расчете)» заполняется организацией на основании порядка заполнения соответствующей налоговой декларации (расчета), представляемой плательщиком по налогам, сборам, страховым взносам, по которым направляется уведомление.

В данном случае имеется в виду расчет по форме 6‑НДФЛ^[4]. Исходя из п. 2.2 порядка его заполнения если он заполняется организацией, имеющей обособленные подразделения, то в его титульном листе после ИНН прописывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Если расчет заполняется организацией либо обособленным подразделением организации, в данном поле после ИНН указывается КПП по месту учета ответственного лица.

При этом организации, признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация, или обособленное подразделение организации, или выбранное обособленное подразделение.

В указанные блоки и переносится эта информация о КПП и ОКТМО.

Что касается самого расчета по форме 6‑НДФЛ, в силу ст. 230 НК РФ и порядка его заполнения он представляется налоговыми агентами – российскими организациями, имеющими обособленные подразделения, в отношении:

– работников этих обособленных подразделений – в налоговый орган по месту учета этих обособленных подразделений;

– физических лиц, получивших доходы по договорам граждан-
ско-правового характера, – в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

В случае если место нахождения организации и ее обособленных подразделений – территория одного муниципального образования либо если обособленные подразделения имеют место нахождения на территории одного муниципального образования, в отношении работников названных обособленных подразделений расчет по форме 6‑НДФЛ сдается в налоговый орган соответственно по месту учета одного из этих обособленных подразделений, выбранному налоговым агентом самостоятельно, либо по месту нахождения соответствующей организации.

Обратите внимание

Налоговый агент обязан уведомить о выборе налогового органа не позднее 1‑го числа налогового периода налоговые органы, в которых он состоит на учете по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Уведомление о выборе налогового органа (его форма утверждена Приказом ФНС России от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@) не подлежит изменению в течение налогового периода.

Уведомления представляются в налоговый орган в случае, если изменилось количество обособленных подразделений на территории муниципального образования или произошли другие изменения, влияющие на порядок представления сведений о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога, исчисленных и удержанных налоговым агентом, и расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом.

Отчет заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, включая те случаи, когда обособленные подразделения состоят на учете в том же налоговом органе, что и головное подразделение организации (см. Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

В поле «По месту нахождения (учета)» титульного листа формы 6‑НДФЛ проставляется код «220», если российская организация представляет расчет за обособленное подразделение (приложение 2 к порядку заполнения формы).

Обратите внимание

Если при заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент представляет в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6‑НДФЛ, а именно:

– уточненный расчет к ранее представленному с проставлением соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;

– первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

При этом если расчет по форме 6‑НДФЛ с указанием правильного КПП или ОКТМО налоговым агентом подан после срока, установленного п. 2 ст. 230 НК РФ (то есть для расчета за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее 25‑го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом), то с учетом положений ст. 81, 111 НК РФ мера ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренная п. 1.2 ст. 126 НК РФ (взыскание штрафа с налогового агента в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета), не применяется (см. Письмо ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772).

Если данный отчет ошибочно сдан организацией не по месту учета обособленного подразделения, а, например, по месту учета головной организации, то налоговый агент не сможет избежать ответственности. Представление данных отчетов не по месту учета обособленного подразделения не признается надлежащим исполнением обязанности, предусмотренной ст. 230 НК РФ, поскольку названные сведения представлены в ненадлежащий налоговый орган (см. постановления АС ВСО от 10.12.2019 № Ф02-6890/2019 по делу № А19-2500/2019, АС СКО от 16.08.2018 № Ф08-6157/2018 по делу № А53-32201/2017, АС ДВО от 03.06.2016 № Ф03-2355/2016 по делу № А73-14137/2015).

Про страховые взносы

Согласно п. 11 ст. 431 НК РФ уплата страховых взносов и представление расчетов по страховым взносам производятся организациями по месту их нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений организации, которым организацией открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Сумма страховых взносов, подлежащая уплате по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из величины базы для исчисления страховых взносов, относящейся к этому обособленному подразделению (п. 12 ст. 431 НК РФ).

В итоге сумма страховых взносов, которая подлежит уплате по месту нахождения организации, в состав которой входят обособленные подразделения, определяется как разница между общей суммой страховых взносов, подлежащей уплате организацией в целом, и совокупной суммой страховых взносов, подлежащей уплате по месту нахождения обособленных подразделений (п. 13 ст. 431 НК РФ).

При этом надо иметь в виду, что в силу пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ плательщики страховых взносов должны сообщать в налоговый орган по месту нахождения российской организации – плательщика страховых взносов о наделении обособленного подразделения (включая филиал, представительство), созданного на территории РФ, полномочиями (о лишении полномочий) по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц в течение одного месяца со дня наделения его соответствующими полномочиями (лишения полномочий)^[5].

Если плательщик не сообщил в налоговый орган о наделении подразделения такими полномочиями, уплата страховых взносов производится организацией за обозначенное обособленное подразделение по месту нахождения головного подразделения организации, как и представление отчетности.

То есть плательщикам страховых взносов предоставлено право выбирать, где они будут уплачивать страховые взносы и отчитываться по ним (см. Письмо ФНС России от 08.11.2016 № БС-3-11/5185@).

Если обособленное подразделение не наделено полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических
лиц, то никаких сообщений в налоговые органы представлять не надо (письма Минфина России от 28.12.2016 № 03‑04‑12/
78677 и от 12.01.2017 № 03‑15‑06/679).

В расчете по страховым взносам, который организация представляет по месту нахождения своего обособленного подразделения, указывается ее КПП в соответствии с уведомлением о постановке на учет российской организации в налоговом органе (п. 2.4 Порядка заполнения расчета^[6]). При этом прописывается наименование обособленного подразделения.

Поле «Среднесписочная численность (чел.)» обособленными подразделениями не заполняется (п. 2.11 Порядка заполнения расчета). Соответствующие сведения указываются общей суммой по всем подразделениям в расчете, представляемом организацией.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» проставляется код «222» (приложение 4 к Порядку заполнения расчета).

В аналогичном порядке заполняются персонифицированные сведения в отношении обособленного подразделения, наделенного вышепоименованными полномочиями.

Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов в отношении страховых взносов заполняется подобно тому, как по НДФЛ, то есть в разделе «Данные» заполняются отдельные блоки по каждому обособленному подразделению, но в этом случае – только по тем подразделениям, которые наделены полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц. 

^[1] Форма уведомления утверждена Приказом ФНС России от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@.

^[2] Конечно, если ежемесячно же производятся и выплаты, включаемые в облагаемую базу по налогу.

^[3] Утвержден Приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.

^[4] Форма и порядок заполнения данного расчета утверждены Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

^[5] Форма сообщения утверждена Приказом ФНС России от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@.

^[6] Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ утверждены и применяются с 01.01.2023 формы расчета по страховым взносам и персонифицированных сведений о физических лицах, порядки их заполнения.