Налогообложение компенсации за использование личного автомобиля в служебной командировке

В статье Г. Зотова «Направление работника учреждения культуры в служебную командировку на личном автомобиле»^[1] освещены вопросы, касающиеся документального оформления, классификации и бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни, связанных с направлением работника учреждения культуры в служебную командировку на личном автомобиле. В данной статье рассмотрим порядок обложения компенсации за использование работником личного автомобиля в служебной командировке НДФЛ и страховыми взносами, а также возможность включения такой компенсации в состав расходов учреждения при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций.

Удержание НДФЛ с суммы компенсации

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им в денежной или натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), приведен в ст. 217 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (если иное не предусмотрено данным пунктом) все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку получение командированным работником компенсации за использование личного автомобиля в служебной командировке связано с исполнением им трудовых обязанностей, такая компенсация в размере, установленном в соглашении с работником, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Аналогичную позицию по этому вопросу занимает Минфин (см., например, письма от 26.06.2020 № 03‑04‑05/55023^[2], от 24.11.2017 № 03‑04‑05/78097^[3] (п. 1)).

В соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина России от 24.11.2021 № 03‑04‑06/94831^[4] (далее – Письмо Минфина России № 03‑04‑06/94831), если транспортное средство не является личным имуществом работника (не находится у работника в собственности), сумма компенсации за его использование в служебных целях облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Кроме того, необходимо отметить, что командированный работник может вернуться из служебной командировки позже срока, отраженного в приказе о командировании, например в случае проведения в месте командирования очередного отпуска. В этой ситуации расходы работника, связанные с содержанием автомобиля и осуществленные после окончания срока командирования, не компенсируются.

Начисление страховых взносов
на сумму компенсации

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию^[5], в частности, в рамках трудовых отношений.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ.

Компенсация за использование личного автомобиля, выплаченная командированному работнику в размере, определенном в соглашении с ним, не подлежит обложению страховыми взносами в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125‑ФЗ^[6]. Аналогичную позицию по данному вопросу занимает Минфин
(см., например, Письмо от 23.10.2017 № 03‑15‑06/69146^[7]).

При этом, если транспортное средство не является личным имуществом работника (не находится у работника в собственности), сумма компенсации за его использование в служебных целях облагается страховыми взносами на общих основаниях (Письмо Минфина России № 03‑04‑06/94831).

Учет суммы компенсации
в целях налогообложения прибыли

В целях определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ).

По общему правилу, установленному абз. 3 пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ, расходы, произведенные учреждением культуры за счет субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не учитываются в целях исчисления налога на прибыль организаций. При этом учреждение культуры обязано вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках целевого финансирования (пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ).

В целях включения суммы компенсации, выплаченной командированному работнику за счет средств учреждения, полученных от приносящей доход деятельности, в состав расходов учреждения при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций необходимо руководствоваться положениями ст. 252 НК РФ с учетом предельных значений, приведенных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92^[8] (далее – Постановление Правительства РФ № 92). Аналогичную позицию по этому вопросу занимает Минфин (см., например, письма от 09.11.2022 № 03‑03‑06/1/109006, от 29.08.2022 № 03‑03‑06/1/83838^[9], от 14.08.2017 № 03‑03‑06/1/52036^[10]).

В пункте 2 Постановления Правительства РФ № 92 приведены следующие предельные размеры компенсации за использование работником личного транспортного средства в служебной командировке, включаемой в состав расходов в целях налогообложения прибыли:

Таким образом, сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебной командировке, выплаченной работнику в пределах установленных норм, включается в состав прочих расходов учреждения, связанных с производством и реализацией, при соблюдении условий, предусмотренных ст. 251, 252 НК РФ (п. 11 ст. 264 НК РФ).

Расходы учреждения культуры на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебной командировке сверх установленных норм (если учреждение решит осуществить такую выплату) не учитываются при определении налого-
облагаемой базы по налогу на прибыль организаций на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

* * *

В заключение напомним, что освобождение суммы компенсации от обложения НДФЛ и страховыми взносами применяется при наличии документов (их копий), подтверждающих:

– фактическое использование транспортного средства в интересах учреждения;

– сумму расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Соответствующие разъяснения по этому вопросу приведены в Письме Минфина России от 30.09.2021 № 03‑04‑05/79075^[11]. 

^[1] Статья опубликована в этом номере журнала, стр. 26–36.

^[2] «Об НДФЛ с сумм компенсации за использование работником личного имущества в интересах работодателя».

^[3] «Об НДФЛ и страховых взносах при возмещении работнику расходов, связанных с использованием личного имущества в служебных целях».

^[4]  О страховых взносах и НДФЛ при выплате работнику компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, не принадлежащего ему на праве собственности».

^[5] Исключение составляют вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ.

^[6] Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

^[7] «О страховых взносах при оплате работнику командировочных расходов и выплате компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях, а также их отражении в расчете».

^[8] «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

^[9] «Об учете расходов на компенсацию работнику за использование для служебных
поездок личного легкового автомобиля в целях налога на прибыль».

^[10] «Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ, возмещаемой работникам, использующим личные автомобили в служебных целях».

^[11] Об НДФЛ при выплате работникам компенсации за использование имущества в интересах работодателя и оплате стоимости мобильной связи, используемой ими в личных целях».